اوراق اداری به مجموعه سربرگ، کارت ویزیت و پاکت نامه گفته می شود. در کنار آن ها، مواردی همچون کاغذ یادداشت، فلش کارت، کارت های اعتباری و پرسنلی، لیبل وسایل و … می توانند جایگاه داشته باشند
سربرگ
سربرگ ها یا Letter Head ها ، همان کاغذهایی هستند که برای نگارش نامه های رسمی و سازمانی یا برای اشخاص حقیقی ( اما باز به صورت رسمی ) مورد استفاده قرار می گردند. سربرگ ها یا کاغذهای A4 هستند یا در برخی موارد A5 و به ندرت در سایز دیگری تهیه می گردند.
سربرگ ها از آنجاکه دارای نشان رسمی موسسه یا شرکت مربوطه هستند، جزو اوراق رسمی و مهم به حساب می آیند و باید مراقب باشید که این اوراق به دست شخصی که از آن بتواند سوء استفاده نماید، نیفتد.
المانهای موجود در سربرگ ها شامل :
آرم کمپانی یا شرکت و موسسه مربوطه: جای قرار گیری المانها در اوراق اداری مانند بیشتر کارهای گرافیکی، سلیقه ای است و بسته به نظر شخص طراح دارد، اما در مورد جای قرار گیری آرم ها در سربرگ های اداری در ایران باید بدانید، معمولا در گوشه بالا در سمت راست برگه قرار می گیرد. زیرا گوشه بالا، سمت چپ مخصوص قرار گیری تاریخ و شماره و پیوست های اداری می باشد. اما در سربرگ های غیر اداری ، مثلا برای کمپانی های شخصی، ممکن است طراح بتواند جای قرار گیری آرم را به سلیقه خود تعیین نماید. در مجموع قانون خاصی در این مورد نیست ، اما بهتر است آرم در گوشه بالا ، سمت راست سربرگ قرار بگیرد.
تاریخ ، شماره نامه، پیوست : که قاعدتا در بالای برگه و معمولا در سمت چپ درج می گردد. فونت به کار رفته در این المان معمولا ۱۰ یا ۱۱ می باشد و بزرگتر یا کوچکتر از آن معمولا جالب نمی باشد. در سربرگ های اداری تاریخ و شماره و پیوست از الزامات عناصر سربرگ می باشد. اما در سربرگ های غیراداری و شخصی بسته به نیاز و سلیقه می تواند پیوست یا شماره حذف گردد.
عنوان شرکت یا موسسه : که بهتر است در ابتدای سربرگ چاپ گردد تا در وهله اول توسط خواننده دیده شود و تشخیص این که سربرگ متعلق به چه نهاد یا کمپانی می باشد را راحت تر نماید. به غیر از عنوان شرکت گاهی سوتیتری هم در زیر یا ادامه عنوان و نام شرکت آورده میشود. سوتیتر ، توضیحی است در مورد فعالیت شرکت یا کمپانی مربوطه و بهتر است با فونتی ریزتر از عنوان شرکت نوشته شود به گونه ای که عنوان زودتر از سوتیتر دیده شود. فونت استفاده شده درعنوان شرکت سلیقه ای و بسته به نیاز طراحی انتخاب می شود.
آدرس و نشانی : آدرس و نشانی کامل جهت دسترسی به صاحبان سربرگ ، یکی دیگر از عناصر ضروری در طراحی سربرگ ها می باشد تا چنانچه در مکاتبات رسمی نیازی به ارسال پاسخ یا تماس باشد، دسترسی راحت تر گردد. در بخش آدرس و نشانی ، تلفن، فکس، آدرس پست الکترونیکی و آدرس وب سایت ( درصورت داشتن) باید ثبت گردد تا تمامی راههای تماس با کمپانی مربوطه مقدور باشد.
فرم ، خط و اشکال: به غیر از المانهای ذکر شده ، استفاده از فرم و خط در طراحی سربرگ مجاز می باشد و شما می توانید از دو یا سه رنگ نیز در این طراحی بهره جویید.
سربرگها باید تک زبانه طراحی شوند. استفاده از فونتهای انگلیسی در نوشتار آن ، از حرفه ای بودن سربرگ کاسته و جز اشغال کردن بی مورد کاغذ فایده ای نخواهد داشت. سربرگ های رسمی و اداری یا قطعا به زبان فارسی طراحی می شوند یا تماما به زبان انگلیسی و سربرگ های دوزبانه عملا معنی و مفهومی نخواهند داشت.
استفاده از نمادهای مذهبی در طراحی سربرگ نیز توصیه نمی گردد. خوبست بدانید استفاده از نمادهای مذهبی در تمامی کارهای گرافیکی در تمام دنیا غیر مجاز تلقی می شود و آنرا نشان بی احترامی به مذهب می دانند. البته استفاده از کلام بسم الله و بسمه تعالی در سربرگ های ایرانی مجاز می باشد اما غیر حرفه ایست.
حاشیه سربرگ باید حداقل یک سانتیمتر در نظر گرفته شود و زمینه اصلی سربرگ بهتر است سفید یا رنگ بسیار بسیار ملایم انتخاب شود. زیرا در هنگام کپی سیاه و سفید یا درهنگام فکس ، زمینه تند رنگی یا المانها با رنگ های تند ، بد کیفیت نشان داده میشوند و اگر زمینه از رنگ یا عکس برخوردار باشد ، نوشته های داخل سربرگ یا نامه ، وضوح خود را از دست می دهند. بنابراین در مجموع طراحی سربرگ ، هرچه رنگ های ملایم و تنوع کمتری داشته باشند، بهتر است.
کارت ویزیت
نکاتی درباره اهمیت کارت ویزیت و نحوه طراحی آن:
کارت ویزیت شما یکی از مهمترین ابزاری است که برای بازاریابی می توانید تهیه کنید. شما کارت ویزیتتان را به مشتریان احتمالی خود می دهید تا اطلاعات لازم برای تماس با شما را داشته باشند. همچنین می توانید آنرا داخل نامه ها بیندازید یا بوسیله آن خودتان و کارتان را به دیگران معرفی کنید. همچنین اگر در روزنامه ها و پیک ها محلی تبدیغات می کنید، کارت ویزیت شما می تواند یک کپی آماده برای صفحاتی باشد که تبلیغات با کارت ویزیت افراد چاپ می شود.
مهم نیست که می خواهید چه استفاده ای از کارت ویزیتتان بکنید، مهم این است که این کارت باید کاملاً حرفه ای، خوانا، و جذاب باشد و به مشتریان کمک کند به خاطر بیاورند که شما چه می فروشید و چرا باید از شما خرید کنند.
اعمال همه این نکات روی یک کاغذ که فقط ½ ۳ طول و ۲ اینچ عرضش باشد، کار چندان ساده ای نیست؛ اما قابل انجام است. در زیر توصیه هایی برایتان داریم که قبل از طراحی کارت ویزیت باید حتماً در ذهن داشته باشید.
کارتی در ابعاد استاندارد ۵×۹ سانتیمتر است که بر روی مقوا با گراماژ گوناگون ارائه می شود. کارت ویزیت در حقیقت نخستین مانور تبلیغاتی برای یک موضوع است. (بویژه برای اشخاص حقیقی) عناصر بصری که بطور معمول در کارت ویزیت قابلیت حضور دارند عبارتند از: نشانه و عنوان، مختصری از محدوده فعالیت و نشانی. افقی یا عمودی بودن کارت ویزیت بستگی به چگونگی تصاویر و نوشتار آن دارد. در طراحی گرافیککارت باید محدوده ای خالی از عناصر نوشتاری و تصویری پیش بینی شود تا گرفتن کارت از آن قسمت انجام گیرد.
اندازه قلم ها در کارت ویزیت غالباً از ۱۲ پوینت بیشتر نخواهد بود. همچنین تنوع استفاده از فونت های گوناگون به نسبت سربرگ متداول تر خواهد بود، اگرچه باید توجه داشت این تنوع استفاده، نباید بیش از ۲ تا ۳ فونت باشد، ضمن آنکه تمامی آنها نیز باید با یکدیگر مشابهت بصری داشته باشند.
استفاده از عکس های با جزئیات، بدلیل عدم امکان بزرگ نمایی آنها، کمتر توصیه می شود. کارت ویزیت نیز متناسب با محدوده فعالیت موضوع و نظر سفارش دهنده قابلیت حرکات فانتزی را خواهد داشت (به استثنای ادارات دولتی ).
اگر چه ابعاد کارت ویزیت بیشتر بصورت استاندارد استفاده می شود ولی در صورتی که کارت بصورت عمودی طراحی شود، کاستن از پهنای کارت (۲ تا ۴ میلیمتر) سبب زیباتر شدن قطع خواهد شد.توجه به تراز کردن انتها و ابتدای خطوط و نوشتار با یکدیگر و با تصاویر و فرم ها می تواند کارت ویزیت را قوام بخشد و بر زیبایی چیدمان بیفزاید.
نکات ریزی وجود دارد که اگر در زمان طراحی به آنها توجه کنید در دراز مدت اثرات آنها بریتان ملموس خواهند بود. در ادامه مطلب به مهمترین نکاتی که در طراحی یک کارت ویزیت باید به آنها توجه شود می پردازیم.
۱-هدف خود را مشخص کنید
قبل از شروع طراحی، هدف خود را مشخص کنید. آیا می خواهید شغل خود را به صورت کلی معرفی کنید و یا یکی از خدماتان را شاخص تر از بقیه می دانید و قصد تبلیغ آن را دارید؟ محتوایی که بر روی کارت ویزیت قرار خواهید داد در پس این تصمیم مهم قرار دارد و جزئیات بعدی کار بعد از این تصمیم گیری مشخص می شوند.
۲-کارت خوب تمام اطلاعات مهم را در خود دارد
حذف برخی اطلاعات ضروری از روی کارت ویزیت به هر دلیلی مضحک است. دقت کنید که اسم شما، اسم شرکت و اطلاعات کامل تماس، شامل تلفن همراه، تلفن ثابت، فکس، ایمیل و آدرس وب سایت از مواردی هستند که نباید تحت هیج شرایطی از روی کارت ویزیت حذف شوند. آدرس دفتر و آرم شما نیز از مواردی هستن که مشتری به دنبال آنها خواهد گشت.
۳-کار خود را تعریف کنید
تنها اسم شرکت شما کافی نیست. به مخاطب بگویید که دقیقا چه کاری انجام می دهید و چه خدماتی را به آنها ارائه می کنید. شغل خود را درست و کامل شرح دهید. قرار نیست این توضیح طولانی باشد. گاهی یک جمله و یا عبارت کوتاه این کار را برای شما انجام می دهد. نکته بسیار حیاتی این است که وقتی یک نفر کارت شما را می بیند در مورد کار و یا خدمات شما سردرگم نشود.
۴-طراحی فوق العاده
سعی کنید کارت شما طرحی به معنای کلمه فوق العاده داشته باشد که ذهن مخاطب را درگیر کند و در ذهنش بماند. مردم از طرح های منحصر به فرد استقبال می کنند و کارت شما را نگه می دارند. اگر شما یک کارت معمولی داشته باشید احتمالا در ذهن مشتری جا نمی گیرید. کارت ویزیت شما باید طوری باشد که از میان سایر کارت ویزیت ها متمایز و کاملاً مشخص باشد. با استفاده از رنگ های روشن و به قول معروف جیغ، گذاشتن عکستان روی کارت و استفاده از کاغذهایی با جنسی متفاوت، کارت ویزیتی متمایز و منحصر به فرد بسازید.
نوآوری در طراحی کارت ویزیت هنوز در ایران جانیافتاده و متاسفانه برای طراحی و چاپ کارت ویزیت در ایران نه خلاقیتی به خرج داده می شود و نه صاحبان مشاغل ، هزینه چندانی حاضر به صرف کردن برای آن هستند. بهتر است کارت ویزیت در طراحی با سلقیه مشتری و نوع فعالیتی که انجام می دهد رابطه داشته باشد. هرچند در ایران این امر چندان جدی گرفته نمی شود اما شما از جمله آغاز کنندگان تحول ونوآوری در طراحی آن باشید.
۵- از یک عکس استفاده کنید
اینکه شما یک کارت ساده که شامل اسم و اطلاعات تماستان است را به مشتری دهید هیچ تفاوتی با یک تکه کاغذ که این اطلاعات را بر روی آن دستی نوشته باشید ندارد. چرا کارت شما یک عکس نداشته باشد؟ حتی عکس خودتان اگر علاقه مند باشید. این کار باعث می شود افراد راحت تر شما را به یاد آورند. شاید هم ترجیح بدید از عکسی استفاده کنید که به نوعی معرف کار شما باشد. عده ای هم ترجیح می دهند از تایپو گرافی استفاده کنند. که البته اگر این کار هنرمندانه انجام شود تاثیر بسیار خوبی بر مخاطب خواهد داشت.
۶- چند طرح را با هم مقایسه کنید
قبل از چاپ نهایی کارت، کمی با طراحی بازی کنید و سعی کنید آن را بهتر کنید و از بین نمونه هایی که پیش رو دارید، بهترین را انتخاب کنید.
۷-طراحی کارت، تصویری از شما را ارائه می دهد
کارت ویزیت شما معرف کار شما و کیفیت خدماتی که ارائه می دهید است. دقت کنید که تصویری که در ذهن مخاطب به وجود می آورید سطح شما و کارتان را پایین نیاورد. روش های زیادی برای داشتن یک کارت ویزیت متفاوت وجود دارد که در مطالب دیگری به آنها خواهیم پرداخت اما به طور کلی داشتن یک ایده متفاوت و یک طراحی خوب تعریف بسیار بهتری را از شما و کارتان ارائه می دهد.
برای مثال، اگر من بخواهم کارت ویزیتم را به شما بدهم، به دلایل زیر شما تصور خواهید کرد که من فردی خوش مشرب و صیمیمی هستم:
کارت علیرغم ضخامت کاغذش، اما نرم و لطیف است.
گوشه های کارت گرد باشد.
رنگ کارت سبز باشد.
فونت شما کمی دایره ای باشد.
مهمترین دلیل که من کارتی با چنین خصوصیاتی درست کرده ام این است که وقتی آن را به مردم می دهم، می خواهم احساسی گرم و دوستانه در آنها به وجود آورد. این مسئله برای من اهمیت زیادی دارد چون نظر مردم خیلی برای من مهم است و دوست دارم آنها این را به یاد داشته باشند و ارتباطشان را با من قطع نکنند.
۸-از کاغذ مناسب استفاده کنید
به نوع کاغذی که انتخاب می کنید دقت کنید. بسیار مهم است که نوع کاغذ با طراحی شما متناسب باشد و امکان چاپ با کیفیت بالا بر روی آن وجود داشته باشد. انواع مختلف کاغذ وجود دارد کاغذ های بافت دار، براق، مات و … و البته یکی از آنها برای شما از همه بهتر خواهد بود. اگر کاغذ کارتتان شل و ول باشد یا مثل این باشد که با پرینترهای ارزان قیمت چاپش کرده اید، این احساس را در مخاطب ایجاد می کند که با شرکتی کوچک و خرده پا روبه رو هستند. پس کمی خرج کنید و از کاغذ و چاپ خوب برای کارت ویزیتتان استفاده کنید.
۹-از سایز درست استفاده کنید
معمولا افراد کارت ویزیت ها را درون جاکارتی های استاندارد و یا کیف پولشان نگه می دارند و اگر کارت ویزیت شما در قطعی طراحی شده باشد که درون این فضاها جا نگیرد به احتمال زیاد، گم می شود. کارت ها می توانند به اندازه کارت های اعتباری بزرگ باشند که در تمام کیف ها برای این اندازه جاهای زیادی در نظر گرفته شده است. دقت کنید برای ایجاد تمایز شاید آخرین انتخاب اندازه غیر استاندارد باشد.
همانگونه که در سایت به آن اشاره شد ما دو نوع کارت ویزیت داریم، افست ودیجیتال.
سایز کارت افست چون اکثراً به صورت شیت عمومی چاپ می شود تعداد زیادی از کارت ها در کنار هم چیده می شوند بنا بر این سایز اصلی کارت ویزیت افست ۴/۸ در ۸/۴ می باشد که به دلیل رعایت مارجین برش می بایست نوشته ها از هر طرف کار ۳mm فاصله رعایت شود تا پس از برش از بین نرود.
سایز کارت ویزیت دیجیتال بدلیل اینکه تعداد کمتری در کنار هم جای داده می شوند (۱۲ عدد در A4) کمی بزرگتر از افست می باشد و اندازه کارت ویزیت دیجیتال ۹ در ۵ می باشد. جهت اطمینان بیشتر بهتر است در آن ۳mm مارجین برش رعایت شود.
کارت ویزیت لمینت مات و یا براق در هر دو سایز با قیمت های متفاوت چاپ می شود.
نکته دیگری که باید به آن دقت فرمایید این است که در طراحی کارت ویزیت افست اگر رنگ دقیق خاصی را در نظر دارید باید شماره رنگ آن را از کتاب رنگها انتخاب نمایید، البته پس از چاپ کارت ویزیت افست رنگ چاپ شده چند پرده ای تغییر پیدا می کند و ممکن است کمی تیره تر شود ( در شیت اختصاصی رنگها دقیقتر چاپ می شوند) .
در چاپ کارت ویزیت دیجیتال رنگها نسبت به کارهای افست بسیار به رنگ مانیتور نزدیکتر می باشد و همین موجب بالا رفتن کیفیت چاپ در چاپ دیجیتال شده است.
فرمتی که می بایست فایل طرح کارت ویزیت داشته باشد Jpg ، Tiff و یا کورلی می باشد و رنگ آن نیز می بایست حتما CMYK باشد زیرا در حالت RGB کد رنگ تغییر کرده و نمی توانید کد رنگ دقیقی را چاپ نمایید.
۱۰-برای همه قابل فهم باشد
ممکن است شما فعالیتی در حوزه های بین المللی داشته باشید و یا برای بازدید از یک نمایشگاه خارجی برنامه ریزی کنید. در چنین شرایطی داشتن یک کارت ویزیت که برای افراد با ملیت های مختلف قابل فهم است شما را به موفقیت نزدیک تر خواهد کرد.
بسیاری از اهمیت طراحی کارت ویزیت و تاثیر آن بر قضاوت اولیه مشتری بی اطلاعند و یا به این مورد توجهی نمی کنند. امیدوارم این مطلب برا تهیه کارت ویزیت هایی که شما را به موفقیت نزدیک تر می کنند موثر بوده باشد.
پاکت نامه
ابعاد پاکت نامه معمولاً متناسب با ابعاد سربرگ (A4) تعیین می شود. بهتر است ابعاد پاکت مورد نظر در حالت بسته شده، یک سوم ابعاد سربرگ به اضافه ی شش میلیمتر (پهنا و بلندا) باشد.
پاکت نامه نیز دارای نشانه و عنوان است و درج نشانی بر روی آن الزامی است. محل قرارگیری نشانه و عنوان معمولاً در نیمه ی سمت چپ و بالاست. نشانی نیز قاعدتاً در پایین سمت چپ قید می شود. چیدمان عناصر موجود در پاکت نامه بیشتر در حالت افقی انجام می گیرد.
آنچه باید مورد توجه باشد، خالی نگهداشتن نیمه ی بالا و سمت راست پاکت جهت الصاق تمبر و انجام عملیات پستی است (در صورتی که هزینه پست پیشاپیش محاسبه شده باشد، استفاده از این بخش، نیز بلامانع است) البته مقصود از خالی بودن این بخش، عدم درج اطلاعات نوشتاری و تصاویری نظیر آرم است و استفاده از خطوط و فرم های تزئینی امکان پذیر خواهد بود، اگر چه همین موارد نیز بایستی با احتیاط انجام شود چرا که نصب تمبر و مهرهای پستی اثر گذاری خود را خواهند داشت.
نکته ی پر اهمیت در طراحی ست اوراق اداری، ضرورت هماهنگی بصری در تمامی محصولات آن است. به عبارت دیگر یک هویت مشخص باید در میان سربرگ، کارت ویزیت، پاکت نامه، کارت پرسنلی و … موجود باشد.
این هویت بصری مشترک می تواند از طریق ارائه ی عناصر بصری تزئینی مشترک و یا با نحوه رنگ پر دازی و چیدمان مشابه و … ایجاد شود.
بطور معمول نقطه شروع طراحی اوراق اداری از سربرگ یا کارت ویزیت است و سپس بر اساس الگوی اولیه، موارد بعدی شکل خواهند گرفت، ضمن آنکه در هر مرحله امکان بازنگری و تغییر بر روی موارد انجام شده پیشین محتمل است.
منبع:www.persianGFX.com